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分配方案，安排宾馆值班等。由会务人员提出要求，督促所在宾馆落实。
2、就餐。掌握就餐人员情况，包括少数民族人员及不同饮食习惯，提前2天确定就餐地点、食谱，安排卫生防疫，制作餐证等。由会务人员提出要求，督促餐厅、防疫部门落实。
（五）会议用品准备
提前制定周密方案或者开列用品准备清单，将所用物品的名称和数量详细列出。主要包括:
1、制作证牌。包括:座位牌、出席证（列席证）、工作证、车辆通行证、奖状、证书、文件袋等。
2、印制会务手册。包括:议程、日程、参会人员名单、房号、电话号、就餐安排、乘车安排等。
3、特殊会议，如召开选举性会议，应准备选票、选票箱、封条等，并准备填写选票用笔等物品。
（六）会议车辆安排
明确专人负责提前确定会议所需车辆，会议需要多辆车时应将车辆编号、排序。
（七）信访安全保卫工作
由会务人员协调院保卫处制定、落实预案。
（八）新闻报道工作
根据会议需要，院党委宣传部做好新闻报道工作或与新闻单位联系协助做好会议新闻报道工作，会议新闻稿件应经有关领导审批。
（九）卫生医疗、防疫工作
根据会议需要，院后勤管理部门制定或与医院和防疫部门联系，安排卫生防疫人员驻会并制定。
（十）会议经费编制
根据会议需要，编制会议经费，报关有关领导和部门审批。
五、会前检查
会议召开前，由办公室领导牵头对上述会议准备工作进行检查、调度，确保各项工作落实到位。对未完成的任务，明确专人限时完成，确保大会按时顺利召开。
六、会议报到
会务工作人员应至少提前30分钟到达会场并做好以下工作:
1、会议签到。要求与会人员本人签到。报到完毕后，应及时汇总情况，向会议主持人报告。会务工作人员在会前5分钟，对没有到会人员进行催促。
2、发放文件、资料。包括各种会议文件及出席证、列席证、房证、餐证等。
3、会议报到后需要召开预备会的，组织参会人员或参会代表召开预备会，布置会议相关工作。
4、会议开始前，引导与会人员入座，制止无关人员进入会场。
5、宣布会议纪律。开会时要关闭手机，进入会场不准吸烟，不准随意走动、交谈喧哗，涉密的会议强调有关保密纪律。
6、校党委会议、党政联席会、校长办公会等会议，有候会人员的应安排候会人员在候会室等候，确保会议衔接紧密、有序。
七、会中服务
1、会场服务人员应稳重大方、礼貌用语，适时搞好会场服务。
2、会议开始后，会务人员应巡视会场，维持会场秩序，发现不遵守纪律的情况，及时制止，妥善处理突发情况，确保会议顺利进行。
3、会议期间应安排专人值班，搞好会中服务。
4、根据需要安排有关人员做好会议简报、讨论记录和意见汇总工作。
5、校党委会议、党政联席会、校长办公会等重要会议的记录，应使用统一标准的会议记录纸，记录应真实、准确、完整，不得随意做增删改动。
八、会后工作
1、会议结束后，应疏导与会人员离开并检查会场，查看有无遗留物品、资料，清退会议室、客房等。
2、收回会议文件。对需要收回的会议文件，在会议结束时及时如数收回。
3、校党委会议、党政联席会、校长办公会等会议结束后，应及时整理会议纪要，报领导审定后，按规定范围发放。
4、会议文件的归档。将形成的所有文件包括会议方案、通知、报告、简报、记录、签到表等文件整理归档。
5、督办落实。根据会议部署或领导安排督办落实，并将督办情况向有关领导汇报。
6、会议经费结算。由会务工作人员、院财务处负责与会议有关服务单位进行经费结算。