会议的邀请应该怎么办

书香小说网 www.sanxingcable.com，最快更新文秘基础知识最新章节！

    不管什么样的会议，主办者都希望适宜的对象(客户)参加，所以会议策划者一定要重视会议的邀请。通常情况下，邀请包括3个程序:

    a、信息发布

    b、回执处理

    c、确认通知

    信息发布

    从媒体上分，邀请有以下几种形式:

    印刷品(包括邀请信函、组织文件、会议通知)

    电子邮件

    印刷媒介公告

    电子媒介公告

    信息发布的内容通常包括:

    主题

    时间

    地点(暂定或者候选)

    主要议程及安排

    费用

    标准等

    有些还附送会议企划书，目的是让与会者了解参会的意义及对会议的期望。

    回执处理

    对于主办者来说，回执是对会议策划活动成功与否的判定标志之一。

    回执单的设计非常重要，应当做到合理、圆满，通常包括如下信息:

    a、明确的人数

    b、职务

    c、性别

    d、联系方式

    e、预计到达目的地时间

    f、迎送要求等

    回执收到后，通常需要统计、确认回执有效(通常以会务费用是否交纳为标志)，接下来需要做的就是资源分配——主要是展位与酒店住宿的安排，回执确认即确认通知可以在这一切完成后发出。

    回执可以有多种形式，如:

    a、传真

    b、信函

    c、电子邮件

    d、网路回执

    e、电话

    需要指出的是，如果会议和条件允许，应该在回执中考虑到与会者的特殊要求，譬如家属、随行人员、保健要求、交通代理、饮食习惯、住宿要求等。

    确认通知

    如果会务费用确认或者有其他方式可以确认，可以发出确认通知。

    同时发出的应该还有:

    a、会议的确切地点

    b、时间

    c、议程

    d、签到程序

    e、会展注意事项等。

    会议通知有哪几种方式？

    会议通知的方式各种各样，其主要方式有:

    a、口头通知

    b、电话（传真）通知

    c、书面通知

    d、电子邮件

    口头通知

    这种方式最突出的优点是快捷、省事，适合于参加人员少的小型会议。

    电话（传真）通知

    大多数会议都采取这种方式通知。以电话（传真）为媒介传递信息，快捷、准确、到位，一般情况下，成本也不高。当然，以这种方式传达通知时，会务人员必须作通知情况书面记载。

    书面通知

    书面通知是一种传统的方式，适合大型会议。如由于书面通知在传递过程中需要一定的时间，所以要提前准备，如果在预定的时间里对方没有收到，还需要及时采取补救措施。

    电子邮件

    它是信息时代的产物，综合了上述三种方式的优势——快捷、准确、低成本，而且内容清楚，一目了然。目前，通过电子邮件传达会议通知的情况越来越多。但是，由于有的地方尚未普及网络技术，所以这种方式目前还未被普遍采用。