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常用公文中，主要是通知、请示、报告等文种，通知的写作相对简单一些，而请示、报告往往混淆不清，混合使用。这里就这两个文种着重介绍一下。
（一）请示的使用
1。请示的适用范围是有隶属关系的下级机关向上级机关请求指示、批准。没有隶属关系的下级机关向上级机关请求指示、批准，只能用函。
2。请示的特点根据请示的内容、类型、作用和行文方向，主要特点有:
1请求性。请示的最大特点是请求性，是指本单位、本部门计划办理而无权决定，或无力去做、或不知如何去做的事项。因此，在撰写请示时，要写明请示办什么事、为什么要办、打算如何去办、有什么困难和问题需要上级解决、有什么事项需要上级批准等，写得清清楚楚，请求上级批示或批准。
2一事一文。一件请示公文，只陈述一件事情。
3政策性强。凡是要请示的问题，在请示之前，必须认真查对有关方针、政策、法律、法规和文件，属于本单位职权范围、又有能力解决的事项，不需向上级领导机关请示；不属于本单位职权范围、又无能力解决的事项，才能向上级机关请求指示、批准或予以支持。请示公文，强调按规定办事，用政策规定判别该不该向上极机关请示。不属请示的事项，不得上交矛盾，只能由本单位解决。
4实事求是。向上级机关请求指示、批准的事项，一定要实事求是，用政策和事实说话，不得隐瞒事实真相，不得弄虚作假、混淆视听、欺骗上级机关。
5用陈述性、祈使性语言。请示属上行文，在叙述情况、陈述政策规定时，应当用陈述性语言；在请示的结尾请求指示、批准的事项时，用祈使性语言。
6文字精练。请示要开门见山、直接切入主题，抓住与事项有关的问题，用精练概括的语言和与请示事项密切相关的材料，一件请示，一般只有几百字，确需详细说明情况的，可用附件说明。请示的事项陈述清楚即可，不得在请示中夹带报告事项。
3。请示的分类与写作根据请示的目的、内容和作用划分，有请求批复性请示、请求批转性请示两大类。请示一般由发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、发文机关署名、成文日期、印章、联系人与联系电话、抄送机关组成。
1请求批复性请示请求批复性请示涉及的内容、事项比较单一、具体，上级机关指示、批准和办理之后才能部署和实施。这类请示的标题由请示单位名称、请示的主题与“请示”组成。一件请示，只有一个主送机关，不得多头报送，并且一般只能送直接的上级机关的秘书部门，由秘书部门按规定办理，不得直接送领导者个人。请示的正文中要坚持一事一文的制度。请示的内容要单一，切忌一文数事。请示的正文可分两大层次。
第一层次，写明请示问题的依据、原因、出发点和思想基础，阐明为什么要请示。请示的理由要充分，要有说服力，以利促使请示问题的解决。
第二层次，写明请示的事项，即请求上级机关给予指示、批准的具体事项。结尾要提出明确的要求，但语气要谦和，多用请示专用语作结尾。常用的有“专此请示。是否妥当，请批示”；“专此请示，当否，请批示”；“专此请示。请予批准”。
2请求批转性请示请求批转性请示的内容多数带有普遍性的问题，或者是比较重大、紧急的事项，涉及的范围较为广泛，超越了请示单位管理的范围，所以，请求上级领导机关或同级党委、政府予以批转或转发。这类请示公文大多数是部门给同级党委或政府的请示。
标题有两种形式，一是由请示机关名称与“关于批转xxx的报告的请示”组成。上级机关批转的不是这个请示，而是xxx的报告。
二是由请示机关名称与“关于以xxx名义对xxx工作直接行文的请示”组成。主送机关。请哪个上级机关批转或直接行文，就主送哪个机关，其他机关不要抄送。正方。不论是请求批转还是直接行文，首先写明请示的依据、原因、理由及背景即为什么要批转或直接行文，有何理由、依据、背景或意义。其次，明确地写明请示的事项，是批转、转发，还是请上级机关直接行文，要符合实际，切实可行。请求批转性请示的结尾和格式与请求批复性请示的结尾、格式相同。在请示最后一页之后另起一页，附请求批转的报告或请求直接行文的代拟稿。
（二）报告的使用
1。报告的适用范围。报告是党政机关和其他一切机关、单位和社会团体普遍使用的法定上行文文种，是有领导与被领导关系、指导与被指导关系的下级单位向上级单位汇报工作、报告情况时使用的文种。
2。报告的特点
1汇报性。所有报告，都是下级机关向上级机关或上级相应的业务主管部门汇报工作。不论内容、形式如何，都属上行文，其汇报性非常突出。报告与请示不一样，请示需要上级机关指示、批准，报告是向上级机关汇报，一般不需要上级机关就报告的内容、事项作出指示、批准。
2陈述性。报告的内容是为了让上级机关了解情况，在写法上突出“陈述”二字，用叙述的手法，实事求是地向上级机关报告工作情况。
3概括性。向上级机关汇报工作，一般用高度概括性的语言，篇幅简短。
3。报告的分类与写作按照内容和作用来划分，有呈报性报告和呈转性报告。报告一般由发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、成文日期组成，其他格式按规定和行文需要标注。
1呈报性报告。呈报性报告又可分、综合报告、专题报告、检查报告等。这里着重介绍专题报告。专题报告，是指就某一工作或某一工作的某一方面向上级机关汇报。标题。由发文机关名称、汇报的主题与“报告”组成。正文。一般采用三段式结构。主要有以下几种结构形式:“情况（包括经验）、问题、打算”。这种形式适用于以反映情况为主的专题工作报告。二是“情况、经验、不足（存在的问题）”。这种形式适用于以总结经验为主的专题工作报告。专题报告的结尾，一般要写结尾专用语，比如，“专此报告。请审核”；“专此报告。请查收”；“专此报告。请指示”等。一般的工作情况报告，多用“专此报告”结尾。
2呈转性报告呈转性报告是指业务主管机关或部门，依据有关政策规定或上级的文件精神，针对工作中存在的普遍问题，或在一定时间和范围内要做出安排处理的事项，向上级机关汇报，并请求批转（转发）各地各单位贯彻执行的报告。这类报告中的工作安排和问题的处理，必须超越了业务主管机关或部门的职权范围，提出建议性处理意见，请上级机关批准。上级机关批转（转发）之后，就是上级机关的意见了，所属范围内的单位和个人都要贯彻执行。如果是机关、单位自己职权所属范围内的事项及工作部署，则不需要上级机关批转（转发）。
（三）批复的使用。批复，适用于答复下级机关的请示事项。报送请示的下级机关就是批复的主送机关。
批复具有的主要特点:针对性、指导性、简要性批复的写作:批复由标题、主送机关、正文、成文日期、印章组成，其他格式按规定和行文需要标注。
标题。由作出批复的机关名称、批复的主题即“关于xx问题”与“批复”组成。
正文。由批复的缘由、根据、处理意见与希望组成。批复的缘由，即在批复的首起语引述下级机关请示日期、请示标题、发文字号，也可以简要地引述请示事项，作为批复的缘由，但应注意避免批复引语与标题重复。批复的根据是有关政策规定和领导的意见。