商务技能二公文写作 (2/2)

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p;（一）请示

 请示是下级向上级请求决断、指示或批准事项所使用的呈批性公文。

 1。请示的特点

 针对性。只有本单位权限范围内无法决定的重大事项，如重要决定、重要决策、人事安排等问题，以及在工作中遇到的新问题、新情况或克服不了的困难，才可用请示行文。请示上级给予指示、决断或答复、批准。因而"请示"具有很强的针对性。

 呈批性。请示是有针对性的上行文，上级领导对于呈报的请示事项，无论同意与否，都必须给予明确的"批复"回文。

 单一性。请示应一文一事，一般只写一个受文领导，即使需要同时呈送其他领导，也只能用抄送形式。

 时效性。请示是针对本单位当前工作中出现的情况和问题，求得上级单位指示、批准的公文，如能及时发出，就会使问题得以及时解决。

 2。请示的分类

 根据内容、性质的不同，请示分为以下三种:

 （1）请求指示性请示。

 （2）请求批准性请示。

 （3）请求批转性请示。

 3。请示的结构、内容和写法

 请示由首部、正文和尾部三部分组成，其各部分的格式、内容和写法如下:

 （1）首部。主要包括标题和主送机关两个项目内容。

 标题。请示的标题一般有两种书写方式:一种是有发文机关名称、事由和文种构成。如***组关于****的请示；另一种是由事和文种构成，如关于*******的请示。

 受文领导。每份请示只能写一个受文领导，不能多头请示。

 （2）正文。其结构一般由开头、主体、结语构成。

 开头:主要交代请示的理由。

 主题:主要说明请示事项，它是向上级机关提出的具体请求，这部分内容要单一，只宜请求一件事。

 结语:另起一段，其习惯用语有当否，请批示、妥否、请批复、以上请示，请予审批、以上请示，呈请核准或以上请示如无不妥，请批转各部门予以执行。

 （3）尾部。其主要结构为落款与成文时间两部分。

 4。请示应注意的问题

 （1）一文一事的原则。

 （2）材料真实，不要为得到领导批准而虚构情况。

 （3）理由充分，请示事项明确。

 （4）语气平实、恳切，以引起上级的重视。

 （二）报告

 报告是下级向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复询问的陈述性上行公文。

 报告是陈述性文体，写作时要以真实材料为主要内容，以概括叙述为主要表达方式。

 报告是行政公文中的上行文种，撰写报告的目的就是为了让上级掌握本单位的情况，了解本单位的工作状况及要求，使上级领导能及时给予支持，为上级机关处理问题，布置工作或作出某一决策提供依据。

 下情上达是制发报告的目的，所以报告的内容要求以摆事实为主，要客观的反映具体情况，不要过多的采用议论和说明，表达方式以概括为主，语气要委婉、谦和、不宜用指令性语言。

 1.报告的特点

 报告的目的为了向上级汇报工作、情况、建议、答复等，它不直接请求上级机关正面回答报告中的问题，所以不带请示事项，这是它与请示的重要区别之一。

 报告中一般不提建议或意见。如果确实需要在某一领域或某些部门贯彻报告中提出的建议或意见，可建议上级机关批转到有关部门贯彻执行，报告一经批准，便作为批转文件的附件下发，其权威性依赖或附属于批转机关。

 报告在内容上不像'请示'那样有'一文一事'的要求，它可在一件公文中综合报告几件事情，层次结构比较复杂。

 报告广泛使用于下级向上级反馈信息，是沟通上下级机关纵向联系的一种重要形式。向上级及时汇报工作、反映问题、提出建议，也是下级机关必须履行的一项工作制度。

 2。报告的种类

 报告从种类与内容上分主要有:汇报性报告、答复性报告、呈报性报告、例行。

 3。报告的写法

 报告的结构一般由标题、受文领导、正文、落款、成文时间组成，下面介绍几种报告的写法

 （1）汇报性报告。主要是下级向上级汇报工作、反映情况的报告，一般分为两类:

 综合报告。这种报告是本单位工作到一定的阶段，就工作的全面情况向上级写的汇报性报告。其内容大体包括工作进展情况，成绩或问题，经验或教训以及对今后工作的意见或建议。这种报告的特点全面、概括、精练。

 专题报告。这种报告是针对某项工作中的某个问题，向上级所写的汇报性报告。

 （2）答复性报告。这种报告是针对上级或管理层所提出的问题或某些要求而写出的报告。这种报告要求问什么答什么，不涉及询问以外的问题或情况。

 （3）呈报性报告。主要用于下级向上级报送文件、物件随文呈报的一种报告。一般是一两句话说明报送文件或物件的根据或目的以及与文件、物件相关的事宜。

 （4）例行工作报告。例行工作报告是下级向上级，因工作需要定期向上级所写的报告。如，财务报告、费用支出报告等。

 （三）公告

 公告是用于对企业内、外宣布重要事项的公文。

 1。公告的写法

 公告是一种严肃、庄重的公文，它内容较为单一，篇幅较短，表达直截了当，语言简洁明快。

 （1）标题。公告标题有三种:一种是完全标题，包括发文机关、事由、文种；二是发文机关和文种以上两项，多用于政府机关；有的只有文种，如公告，标题之下，有时可依公告单独编号。

 （2）正文。正文一般由主旨与说明构成。主旨单独成段，用简短的一句话概括出此公告的主题内容。说明写出公告依据、公告事项。结尾一般用特此公告作为结语。

 （3）落款及日期。公告日期有的标注在标题下方，也可以注在公告结尾处。重要的公告落款处除注明发文单位外，还应标明发文地点。

 （四）会议纪要

 会议纪要是一种记载、传达会议情况及议定事项的纪实性公文。它用于各机关、企事业单位召开的工作会议、座谈会、研讨会等重要会议。

 会议纪要通过记载会议的基本情况、会议成果、会议议定事项，综合概括反映会议精神，以便使与会者统一认识，会后全面如实的进行传达组织开展工作的依据。同时'会议纪要'是可以多向行文，具有上报、下达以及同级单位进行交流的作用。

 1。会议纪要的写法

 会议纪要一般由首部、正文、尾部三部分组成。其各部分的写作要求如下:

 （1）首部。这部分的主要项目是标题。有的会议纪要的首部还有成文时间等项目内容。会议纪要的标题通常是由会议名称和文种构成的。如*****公司******会议纪要。

 （2）正文。会议纪要正文结构由前言、主体两部分组成。

 前言。首先概括交代会议的名称、时间、地点、主持人、主要议程、参加人员、会议形式以及会议主要的成果。

 主体。它是会议机要的核心内容，主要记载会议情况和会议结果，写作时要注意紧紧围绕中心议题，把会议的基本精神，特别是会议形成的决定、决议准确的表达清楚。对于会议上有争议的问题和不同意见，必须如实予以反映。

 （3）尾部。包括署名和成文时间两项内容。

 （五）电子公文

 随着网络化的发展，公文通过e-mail的方式批阅使传统的办公模式正在发生着革命性的变化，但现在国内缺少实现网上公文批阅的软件，文件容易被拷贝、篡改，企业的办公方式还无法真正实现无纸化。

 1。电子公文的写法

 电子公文主要由主题、事项或附件落款组成。

 （1）收件单位/人

 （2）抄送单位/人

 （3）主题。相当与公文的标题，如关于***请示、关于****报告。

 （4）事项。公文的主要内容，包括发文目的，事项等（与日常公文协作方法一致），若提供相关文件或报告等，可以附件方式发送（注明）。

 （5）落款。署名及成文时间

 递交程序以递交直属领导为宜。

 小贴士公文写作中常见的问题

 1。文种使用不当

 有的公文作者不了解或不会正确运用确切的文种，以致长期只使用通知、决定等二三个公文，其余文种一概不用；有的公告、通告、通报分不清，望文生义去应用；有的不知公文中报告与请示是两种不同的文种，经常混淆不清，使用时张冠李戴或干脆写成请示报告；有的不知有命令（令）、批示函、会议纪要等公文，遇到该使用这些公文的场合则都用通知等公文去代替。

 2。格式不规范

 公文格式上存在的问题，主要有以下表现:（1）公文文头不规范；（2）标题冗长、混乱、残缺不全；（3）主送机关排列混乱；（4）结构层次序数混乱；（5）附件不符；（6）主送、抄送单位不正确。

 3。行文规则混乱

 越级行文；多头行文；请示一文多事；党政不分。

 4.提法不当

 有的公文提出一些未经仔细推敲的方针、、任务，而这些方针、口号、任务又往往与党和国家在某一时期的工作方针相违背，从而造成一定的混乱。

 5。名称表述混乱

 公文中的人名、地名、单位等名称表述混乱主要有:一是同一名词在一篇公文中数次出现时表述不一致。二是排名次序混乱。三是随意用简称。

 6。时间表述含糊

 用时间代名词而不用具体日期；年份随意省略；年份不使用公元纪年。

 7。数字使用不统一

 公文使用数字概念模糊，书写形式杂乱和不准确，主要有以下几种情况:数字概念不清楚；数字概念不准确；数字书写形式不统一。