机关单位公文写作基本格式须知

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    1。公文格式的组成

    公文格式的组成要素包括:

    (1)发文机关标识(版头、红头)

    (2)公文份数序号

    (3)密级

    (4)发文字号

    (5)签发人(主要用于请示)

    (6)标题

    (7)主送机关(内发可省略)

    (8)正文

    (9)附件

    (10)发文机关署名

    (11)成文日期

    (12)印章

    (13)附注(此件发至xx级)

    (14)主题词

    (15)抄送单位

    (16)印刷机关和印刷时间

    印刷用纸和技术要求:用a4型纸(297x210)，正文用3号仿宋体，每页22行，每行28个字。

    2。发文字号

    编写发文字号原则:包括机关代字、年份、序号。

    注意:年份不能省略，两边用六角括号;序号不编虚位，不加第。

    3。公文标题

    标准式:发文机关+发文事由+文种

    凡是有红色版头的文件，因已表明发文机关，故发文机关名称可省略。

    特殊形式:

    (1)发文机关+文种。如中华人民共和国主席令

    (2)发文机关+转发文件名+文种，也称转文式标题，用于转发文件。

    4。成文日期

    成文日期确定原则:

    (1)会议通过的决定、决议以会议通过日期为准。

    (2)领导签发的，以签发日期为准。

    (3)联合行文，以最后签发机关的领导签发日期为准。

    (4)法规性文件以文件批准日期为准。

    (5)一般信函、电文以实际发出日期为准。

    成文日期必须写年月日，且要用汉字。

    5。主题词

    条例和方法都明确规定:上报的文件应当按照上级的要求和公文主题词表标注主题词。

    比如，上海市人民政府公文主题词表使用说明中规定:

    (1)一份公文标引的主题词，除类别词外，最多不超过五个。

    标引主题词的顺序为先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映公文内容的词，最后标反映公文形式的词。如上海市人民政府关于做好本市农村扶贫工作的通知，先标类别词“农业”，再标反映公文内容的类属词“扶贫”，最后标反映公文形式的类属词“通知”。

    (2)一份公文有两个以上主题内容时，先集中对第一个主题内容标注，再对第二个主题内容进行标注，最后标文种。

    (3)根据需要，可将不同类主题词进行组配标引。

    (4)在公文主题词表中找不到准确反映公文内容的类属词时，可用类别词替代。

    6。用印

    一般的用印方法是:骑年压月，上大下小。

    国标国家行政机关公文格式规定:单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标成文时间。当印章下弧无文字时，仅以下弧压在成文时间上，当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。