电子公文管理系统设计与实现 (1/2)

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    1引言

    公文是政府军队等各类部门请示汇报、命令下达等工作中的重要部分。传统的公文归档以纸质原件为主，存放在档案局等部门，当归档公文数目逐渐增多时，公文的查找就存在效率较低等缺点。尤其是当用户记不清楚公文的具体年份、标题等内容时，在纸质归档公文中进行基于内容的模糊查询几乎无法实现。另外，纸质公文的管理、维护、防腐等，也需要大量的人力物力支持。

    随着计算机硬件、局域网设施的普及以及用户计算机水平的不断提高，当前公文的撰写基本都是先完成电子版本，然后再打印传达。因此，将公文的电子版进行归档成为可能[1-2]。实施电子公文的归档管理[3-4]，与传统方法相结合，可以在几乎不增加额外劳动量的前提下，对公文的管理、查找、维护工作起到大大的改善效果。

    2系统设计

    电子公文管理系统就是在这样的背景下产生的。其目的是在不改变用户公文撰写流程的前提下，完成电子公文的归档、查询等功能。此外，对历史公文的充分借鉴，还可以提高用户公文撰写格式的规范以及公文内容风格的一致性等。

    系统采用标准的客户端-服务器模式（c-s模式），由oracle数据库服务器[5]对电子公文的存储、查询提供支持。客户端软件由delphi实现，包括公文模板管理、公文归档、公文撰写、临时公文管理、公文查询和系统设置六大模块，如图1所示。

    “公文模板管理”可以将常用的空白公文模板存储到数据库中，用户可以据此撰写新的公文。“公文撰写”模块可以依据公文模板或已经归档的历史公文，撰写新的公文。用户只需修改其中的内容即可，而不用再过多关心其格式等内容，提高公文撰写的效率。“临时公文管理”对新撰写的公文以及尚未定稿的公文进行管理，支持同一公文的多个不同版本，并可以将临时公文及时上传备份到服务器以防丢失，同时能够方便地从其它机器阅读修改公文。“公文归档”对于已经完成的公文，可以归档录入数据库，以方便将来查阅。系统提供单个公文归档、批量归档等多种归档方式，并能够通过“公文自动分析”功能解析出公文中的项目，如标题、关键字等，减少公文归档的工作量，提高系统可用性和效率；同时还可以将领导签字照片等附件一同录入，以提高公文归档的完整性可用性。“公文查询”模块能够对所有已归档的公文进行高效查询。除了支持灵活的按照各种项目自定义条件查询外，还支持基于内容的查询，即可以查找内容中包含指定文字的所有公文。最后，“系统设置”模块包括不同部门、不同级别用户的用户管理及权限控制功能，灵活的数据库连接参数配置功能等。3关键技术系统实现的主要难点和创新包括以下几个方面:1）公文在oracle数据库中的存取控制；2）公文内容的自动解析和批量归档；3）基于公文内容的全文检索查询；4）本地文档与数据库备份文档的比较及版本控制。

    3。1公文在数据库中的存取

    一个公文由很多元素组成，如标题、发文机关、公文种类、年份、主题词、引发说明、承办说明、正文等等[2]。在数据库中的存取有两个方案:一是将各种元素分开存储，用户预览全文时再按照公文格式要求合并成一个文档。该方案的好处是分开存储便于用户的查询；不足是当合成新文档是需要考虑公文的格式要求。因为公文类型繁多，因此恢复新文档的操作复杂，而且往往难以完全恢复原样。第二个方案是将整个文档采用二进制方式存储在数据库中。这样的好处是文档的恢复比较简单，但是由于各个元素没有分离，因此在公文的查询方面存在不足，需要解析文档内容并逐个分离出元素信息，效率较低，难以满足快速、灵活的查询需求。

    通过分析比较，系统采用了一个折中方案:对于除正文以外的其它元素，如标题、发文机关、年份等，在数据库中分别在不同字段中分离存储，以方便用户的查询；同时又将文档本身进行存储，以便于公文的恢复。该方案以一定的存储开销为代价，较好地照顾了查询操作和公文恢复操作。因为除正文以外的其它元素内容很少，通过数据库中的日期型字段、varchar字段等即可满足要求，因此引入的额外开销非常小。实验部分证明了该方法的有效性。

    公文文档存放在oracle中的blob字段中，具体是通过delphi中tblobfield类的loadfromfile和savetofile方法实现了数据库的存入和读出。

    3。2公文内容的自动解析和批量归档

    为了解决在公文归档过程中手工输入各种元素信息的效率问题，系统实现了公文内容的自动解析。根据公文格式规定，通过程序对指定的公文进行自动分析，解析出各种元素的内容，然后自动填入数据库。

    delphi提供了两个类:twordapplication和tworddocument[3]。前者可以连接到msword应用程序中，后者可以连接到一个word文档。公文中的每一段、每一行以及每一个表格，都可以通过tworddocument对应的如paragraph、line

    以及table对象等获得。根据公文承办规定中对相关元素位置、格式的定义，配合识别元素的关键词信息，通过逐段逐行分析，就可以解析得到元素内容。

    实现了对一个公文的解析功能，再配合findfirst、findnext以及findclose等windows的api函数的递归调用，就可以查找指定路径下（包括子目录）的所有word文档，然后逐一对之进行解析并将分析结果入库，就可以实现公文批量归档的功能。

    公文内容自动解析及批量归档功能的实现，简化了公文归档的工作量，用户只需指定文件或者路径，系统即可自动完成剩余工作，大大提高了公文归档的效率。

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