公文格式国家标准新议 (1/2)

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    为了配合党政机关公文处理工作条例（以下简称新条例）的实施，党政机关公文格式（cb/t9704-xx，以下简称新格式）于xx年6月29日发布，7月1日实施。新格式实施至今已一年多了，在这期间，笔者通过反复学习、剖析，并在公文处理工作实践中不断探索思考，拟就新格式的特点、存在问题，目前我国公文格式的现状，以及公文格式通用国家标准实现路径等发表看法。

    一、新格式新特点新变化

    制定出台新条例的目的，是推进党政机关公文处理工作的科学化、规范化、制度化，其中规范化主要体现在公文格式方面。新格式按照统一规范的指导原则，与党政机关公文旧格式比较，有以下明显的特点和变化。

    （一）统一规范有新突破

    1。统一了党政机关公文用纸幅面规格。xx年7月1日起，由原来党政机关公文用纸a4型、型、b5型并存到从中央至乡（镇）党委和政府统一使用国际标准a4型纸张印制公文，解决了几十年公文用纸不统一的问题。

    2。统一了公文格式三大部分及各要素的名称。如将旧格式中的“眉首”部分统一改称为“版头”部分；统一了公文格式18个要素的名称，如将原党的机关的“版头”、行政机关的“发文机关标识”统一改称为“发文机关标志”，并规定为行文机关名称之后加“文件”和不加“文件”两种形式；将原党的机关行文中的印发传达范围统一为“附注”等。

    3。统一了公文格式各要素编排标注的位置。如将公文份号的位数及字体颜色统一为6位阿拉伯数字及黑色字体，在公文版心左上角第1行顶格标注；将原行政机关公文中的密级和保密期限、紧急程度这两个格式要素，由标注在公文首页版心右上角调整为编排标注在公文首页版心左上角，等等。

    4。统一了公文发文机关署名。新格式规定，加盖印章或不加盖印章的公文，都要编排标注发文机关署名；同时对党政机关联合上行文时发文机关署名标注的位置统一为从左到右编排。

    5。统一了公文成文日期用阿拉伯数字标注。这解决了公文发文字号中的年份、公文内容中出现的年月日以及公文印发日期皆用阿拉伯数字书写的一致性问题。

    6。统一规定发文机关标志上边缘至版心上边缘的距离为35mm；联合行文，多人签发公文时每行排两个姓名；多行公文标题采用梯形或菱形排列标印，等等。

    （二）调整变化灵活有度

    1。调整了标准的名称和适用范围。标准的名称从国家行政机关公文格式（cb/t9704-1999，以下简称旧格式）调整为党政机关公文格式，首次将适用范围扩大到党的机关和行政机关。

    2。调整了标准的总体结构，充实了7个公文式样图示。

    3。调整了公文用纸技术指标，公文用纸技术指标要求达到五项。

    4。调整了公文印刷装订要求。

    （三）与时俱进有增有减

    1。增加了“附件说明”“发文机关署名”（原行政机关行文不署名）和“页码”公文格式要素。

    2。增加了签发人职务、签名章和成文日期的编排要求。

    3。取消了原党的机关行文时版头为发文机关名称或规范化简称后加圆括号内标注文种的版式。

    4。取消了原党的机关行文时版记中最后一条分隔线下标注的公文印刷份数。

    5。取消了原行政机关上行文时发文机关标志上边缘至公文版心上边缘空距80mm的版式。

    6。取消了公文主题词这一格式要素。

    二、新格式新问题

    新恪式虽然在统一与规范上有了长足进步，甚至有的实现了新突破，但它毕竟是在旧格式的基础上修订的，存在着有些内容不明确、有些规定不到位、有的表述有歧义、有的用语不得当、有的概念不准确、有的地方前后矛盾等不容忽视的问题，给各级党政机关公文格式要素的编排标注造成了影响。

    （一）规定不到位，颇有缺憾

    1新恪式在“5。2。2字体和字号”中指出:“如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。”在“5。2。3行数和字数”中指出:“一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整，”这两处关于“特定情况可以作适当调整”的表述，实际上是开了个口子，允许党政机关公文在字体字号、行数字数上存在差异。

    2。新格式在“7。3。2主送机关”中无关于选用何文种行文要标注主送机关的明确要求，导致新格式实施一年来，仍然无法解决选用“决定”“意见”行文时党的机关公文不标注主送机关、行政机关公文标注主送机关不统一的问题。

    3。新格式在“7。3。5。1加盖印章的公文”中合上行文如何加盖印章规定不明确、不到位，导致一些行政机关在制定的实施细则中沿袭旧法规、旧格式的表述，如福建省人民政府公文格式（细则）（闽办政[xx）131号）、国家质量监督检验检疫总局公文处理办法（国质检办[xx）822号）中规定:关于联合上报的公文，可以只加盖主办机关的印章。

    4。新格式“7。3。6附注”部分没有对新条例中“附注”的内容作出具体解释，导致一些行政机关将公文的“公开属性”标注在版记的上一行，即原来公文主题词所在位置。如全国税务机关公文处理办法（国税发（xx）92号）中规定:信息公开选项作为附注，用3号黑体字，左空一字编排在版记之上。

    5。新格式“7。3。7附件”部分对附件的附件如何标注缺少具体规定，基层行文时遇到此问题常无所适从，不知如何标注，不能不说是一个缺憾。

    6。新格式“10。1信函格式”的不规范与缺憾。一是“信函格式”中公文份号、密级和保密期限、紧急程度三个要素编排标注在上一条红色双线左下方位置，它与新格式“7公文格式各要素编排规定”中关于公文如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，依顺序编排标注在公文首页版心左上角的要求不一致。二是“信函格式”有上下两条红色双线，且长度为170mm，而常用格式版头部分只标印一条长度与版心等宽156mm的红色间隔线。三是信函格式中发文字号统一标注在第一条红色双线下右边缘，与常用格式发文字号分别按上行文、下行文、平行文的要求标注在不同位置相左。四是“首页不显示页码”，致使公文的页码缺乏完整性；常用格式中要求公文首页标注页码。五是信函格式版记部分只标注一个“抄送机关”，不标注分隔线，不标注印发机关和印发日期，造成版记部分不完整。六是信函格式未明确适用何文种，导致目前行政机关行文时频繁使用信函格式，形成了选用一个文种行文存在两种不同公文格式的局面，造成公文格式乱象丛生。

    7。新恪式“10。2命令（令）格式”中关于“发文机关标志由发文机关全称加‘命令’或‘令’组成”表述片面。行政机关的发布令、行政令通常使用“令”的版式，如发文机关标志为“中华人民共和国国务院令”“xx省人民政府令”。但行政机关使用“命令”行文时，往往有两种体式:一是发文机关标志由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成，公文标题中使用“命令”文种，如每年国务院、xx及地方政府与省（区、市）军区联合下发的关于xxxx年xx征兵的命令，行政机关发布的嘉奖令也按这种版式、格式行文；二是行政机关还大量使用“信函格式”来印发“命令”。

    8。新格式“10。3纪要格式”中关于“纪要格式可以根据实际制定”的表述，给此类公文的格式标印以很大的灵活性和空间，这使得原本全国上下五花八门的纪要格式更加混乱。

    9。新格式“11式样”中的缺憾。新格式附有12张公文格式式样图示，虽然比旧格式多了7张，但也有缺憾。一是在加盖印章的式样中，有一个机关、两个机关、三个机关、五个机关行文时加盖印章的式样图示，缺少四个机关联合行文时加盖印章的式样图示；二是信函格式中只有首页版式式样图示，缺少末页版式图示；三是命令（令）特殊格式中，实际上只有“令”格式首页版式图示，与“命令”实际行文中两种版式不吻合；四是纪要格式只有简单的文字说明解释，缺少纪要这一特定格式首页和末页式样图示。

    （二）表述不严谨，瑕疵难免

    1。新格式在“7。3。5。2不加盖印章的公文”一段中，“有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章”的规定，使得党的机关仍然沿袭以往有特定发文机关标志的普发性公文不加盖印章，而行政机关此类公文盖章的做法，这一不统一的格局仍然得以维持。这部分对纪要这一非普发性公文盖不盖印章，也没有明示。

    2。新格式“7。4版记”表述中最后一句话“版记中如有其他要素”，这里没有明确其他要素所指，容易造成基层单位将打印、校对、存档、印发份数等要素标注在公文的版记中。

    3。新新格式“7。5页码”中“公文的版记页前有空白页，空白页和版记页均不编排页码”，“10。1信函格式”中“首页不显示页码”的表述不严谨。公文的页码是新条例中新增加的公文格式要素之一，这充分说明页码是公文格式的重要组成部分，是保证公文有效性和完整性的标志。在公文中标注页码，不但为公文查阅、统计、检索、印刷和装订提供了方便，还有助于公文的防伪。公文版记是公文格式的三大部分之一，这样表述破坏了公文格式的完整性。实际工作中，通过技术处理，完全可以使公文中不出现空白页，也有利于节约公文的行政成本。

    （三）随意增内容，存在错讹

    有关职能部门编印的国家标准应用指南第四章新格式的条款释义中，随意增加有关内容，造成前后矛盾，误导受众。

    1。“公文份号”的条款释义中“实际编号时推荐采用3-6位阿拉伯数字”的表述，易造成随意标注份号的情况。

    2。“发文机关标志”的条款释义中说，发文机关标志使用小标宋体字，单一机关行文带“文件”二字，多个机关联合行文不带“文件”二字。新绦条例、新格式中并无此硬性规定。

    3。公文标题的条款释义中重申了旧办法、旧格式中“除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号”的规定，这是行政机关的“自行规定”，是公文标题与公文正文在标点符号运用上实行的两个标准。条款释义中仍然“新瓶装旧酒”，是在误导受众。在实际行文中，标题中除书名号外经常使用五种标点符号，即顿号、括号、引号、破折号、连接号。笔者认为，在公文标题中使用标点符号，只要符合新标点符号用渤（cbit15834-xx）即可。正因为如此，新条例、新格式对公文标题中使用不使用、如何使用标点符号未作规定和要求。

    4。“印章”的条款释义中关于联合行文的机关过多，无法实现正文与所有发文机关的印章同处一页，也可采取“此页无正文”的方法，即将印章加盖在下一空白页上，并在该空白页第一行顶格标注“此页无正文”的表述，无疑是衍生了公文格式要素。

    三、我国公文格式现状

    （一）公文格式标准二元化

    一是新格式，笔者在此将它称为“民标”。二是xx年10月2日发布、xx年1月1日实施的军队机关公文格式（cjb5100-xx，以下简称“军标”）。

    两个标准中公文格式要素构成不同，有的格式... -->>

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