文秘的基础知识

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    人类在创造了文字的同时，就开始用文字(书面语言)进行交流，用书面语言来记录事件、发表议论、抒发情怀。随着时代的不断进步和人类的探索和总结，逐步形成了几种相对固定的书面语言表达方法，即记叙、议论、说明、和抒情(描写)，古今中外的所有用文字记录的文体都离不开这几种基本表达方法。在我国，无论是古代的先秦文学如诸子、诗经、楚辞，还是、、元曲、明清小说或其他文化现象中的各种文体，也无论是近代还是现代文化现象中的各种文体，都离不开以上几种表达方法。当然，并非所有的文体都用这几种方法，在文秘工作中占重要部分的公文，就只是多用记叙、说明和议论，甚至连议论也用得很少，抒情和描写两种方法几乎不用。在这渊远流长、博大精深的文化领域中，虽然文秘涉及的范围很广:党政机关、军队、企事业单位、人民团体等凡是有人群的地方都无处不在，但它仅仅是沧海一粟。而就是这小小的一席之地，在人们的书面语言交流中起着举足轻重的作用。我们在座的都是从事企业管理的，虽不是专职文秘工作人员，但所做的工作中，有相当一部分涉及文秘工作，因此学习和探讨文秘工作十分必要。我今天讲的，有的教科书上有，有的教科书上没有，是根据本人从事多年文字和新闻工作积累的点滴经验，并且，也是从本公司常用的、最基本的文秘工作出发，注重于实用性和可操作性。因时间仓促，准备不充分，如有谬误，以教科书为准。

    在一个企业中，文秘工作具有十分重要的作用，相关政策法规的宣传贯彻、老总的指令、公司的决策、企业的理念、员工的声音，、信息传递、社交关系、沟通联络等等，都会在文秘工作中体现出来。换句话说，企业文秘工作对内，在一定程度上可证明企业的实力，尤其是体现企业的文化底蕴，规范化运作程度;对外，可以扩大企业知名度，展示企业形象。为什么这样说呢？以文秘工作中最基本的部分——公文为例，一份好的公文，对受文单位来说影响重大，如果是质量较高的报告或请示类上行公文，可引起上级的高度重视，如果是通知、规定之内的下行公文，可发挥较好的指导监督作用;如果是公函、倡议、之类的平行公文，受文者一定不会等闲视之，而会慎重对待。当然，好的公文不仅是内容，形式也很重要。形式即格式，一般说来，公文的格式是相对固定的，如果我们的公文格式不规范，内容再好也会影响到受文单位或个人的接受程度，最起码第一印象就不好，一是认为发文单位不正规，其二是认为不严肃，对受文单位不尊重，特别是上行文，有些一看就不规范的公文，也许上级领导连看都不会看，或者看一眼就扔在垃圾桶里了。谁还愿为你解决问题和矛盾？由此可见，企业文秘工作对于企业的发展和壮大息息相关。

    文秘工作范围较广，包括公文写作、公文处理、档案管理等等。这里的学问很深，大学里有专门的学科，我们没有时间和精力、也没有必要去深究，从我们的工作实际出发，只肤浅地探讨一下我们平时所涉及的文秘工作。