公文复印件的法定效力与归档价值 (2/2)

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复印，再在原件和复印件上的批语处分别盖上机关印章，前者存档，后者下发原请示机关执行。注意:一是应该先复印，后盖章；二是由于此时所盖的机关印章属于鉴证章，不能盖在该复印文件落款处（落款处已盖有原制发机关印章），只能盖在其页面的空白处；为了不损坏文件原貌，有的机关规定原件批回文件统一在文头批示域中，加批语，盖印章，又醒目，又规范。三是需要明确的是，鉴证章不是生效章，其下面必须注明需要证实的某一具体状况，并由责任人签名（姓名、时间），方能使所盖印章发挥鉴证作用。而本案下级机关收到的请示的原件批回件，先盖章后复印，鉴证章下仅有同意一词，没有领导人签名和日期，其法定效力何以证实！？

    案例二

    年初，某医院办公室开始对上一年的归档文件进行整理。负责整理工作的档案员发现不少科室拿复印件归档，且没有盖章。经过询问，科室同志说当时收文就是复印件。

    问题:复印件具有归档价值吗？机关单位在什么样情况下可用复印件发文？

    评析

    本案涉及公文复印件的使用、生效和归档问题。按照国家有关文件归档范围和整理的规定，结合对于公文稿本的认识及文件档案工作的实际要求，笔者认为:

    其一，复印件是否具有归档价值不能一概而论。如果一份文件内容属于本单位归档范围，在其没有另外稿本的情况下复印件也可以归档。其实当前由于复印机、计算机、传真机以及网络传递大量运用于文件档案工作，复印件归档的情况并不少见。如有归档价值的传真文件一般就要求先复印、再处理，今后当然也就会以复印件归档。

    其二，应按规定选择归档文件的稿本。按照da/t22—xx归档文件整理规则以及国家档案局机关文件归档和不归档的范围的有关规定，我们坚持如果是本单位发文，最好用定稿与存本归档;如果是收文，最好是用正本即本机关收到的主送件归档;实践证明，没有任何注办处理原始痕迹的复印文件，在归档后总难以让档案利用者对其原始凭证性完全认同。

    其三，将复印件作为正式发文和归档应该经过认证或加注处理标记。如前所述，公文复印件属于副本，其在发挥凭证作用时价值不如正本，很多时候也不属于归档范围。但实际工作中，一些机关常常直接使用复印件，如将上级机关主送本机关的批文复印后下发给自己的所属下级单位，作为一般的传递信息、沟通情况、备查备案使用；又如经过注明翻印机关认证，将上级机关的文件直接翻印给所属下级单位执行这些操作在实际机关一直行之有效，而且随着现代办公技术和手段的广泛运用，这些可以简化程序、提高效率的行文方式出现了越来越被广泛认同的趋势。正因为如此，笔者认为更有必要呼吁:如果要将复印件作为正式公文使用，还是应该按照办法规定由复印机关加盖证明章或由承办部门注明使用说明；如果归档时只有复印件，最好由本机关承办部门在文件上作出注办说明，即说明复印件的来历和处理情况。因为如果各地各单位都毫无顾忌地将复印件直接归档，无疑会给日后的档案利用带来后患。

    （作者:杨戎四川大学公共管理学院教授

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